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人力资源业务流程梳理,助力企业信息化落地

项目背景

A公司是中国公关传媒行业的领军企业,创业板上市公司。在全国设有23个分区办事处,现有员工近5000人。客户公司曾在The Holmes Report公布的2012年亚太公关报告中, 被评选为“2012年度亚洲最大公关公司”; 2012年8月美国权威的公关咨询机构HOLMES发布全球主导企业报告,根据经营业绩对全球专业公关公司排名250家位居第24位,跃居亚洲最大的公关公司,且内生增长率排名全球第一。

为扩展业务规模进行了企业并购,其业务和规模实现快速扩大。通过并购不同领域的公司,实现集团业务的多元化; 同时并购后的企业也因为企业战略计划、组织结构、管理风格、领导作风、规章制度和信息沟通等方面的的差异为企业规范管理带来巨大的挑战。 对于并购后的企业如何进行深度有效融合是企业人力资源管理研究的重要课题。特别是要解决以下问题:

流程差异化较大,各成员企业之间的人力资源管理的差异性比较明显,需要在战略一致性的前提下实现各企业与区域相对的独立和差异化。

1. 规范性和多变性的冲突。管理进一步提升的规范性要求与满足当前管理需求的多变性并存,需要合理的平衡两者之间的关系。

2. 信息分散、数据不准确。人力资源信息分散,使人力资源信息无法实时更新且无法共享,造成工作疏漏,更不可能为领导决策提供及时准确的分析。

3. 人力资源效率低下。人力资源部角色正面临改变,HR部门从事务导向型将逐步向战略支持型转变,需要有效的信息技能工具来帮助HR摆脱事务性工作,以便有更多的精力投入到战略性工作当中来。

A公司除了自身拥有众多分子机构外,随着业务拓展还并购了其他公司。并购后各家企业在管理风格、管理制度等各方面都有较大的差异, 为了实现公司的规范化管理,解决并购企业存在的问题,A公司想要从人力资源入手,通过应用同一套系统,首先把规范化的流程进行固化, 在逐步的磨合过程中,不断的推进管理理念的融合。和致认为要保证系统流程的标准化,确保系统运行的顺畅,需要对其业务内容先行整理和优化,促使业务工作的标准化和规范化,从而才能保证系统的标准化。

要梳理业务,要从何入手?选择那些业务流程首先进行标准化和规范化?信息系统的应用,能给集团带来多大的收益? 系统应用后,各家公司HR是否需要依据系统进行调整?对于A公司管理规范化的需求,是否还有其他方面可以进行改善?和致人力资源运营扫描器可以帮A公司找到答案。

人力资源运营扫描器通过开展网络调研工作,完成时间分配和价值有效性问卷填写,可以清晰展现人力资源管理现状。

通过人力资源运营扫描器,我们发现了A公司需要的以下数据:

1. 确定人力资源客户流程工作有效性及具体的成本数据,排定流程再造的优先顺序;

2. 预测信息技术带来的成本影响,以及信息技术应用后会使哪些人员产生闲置的资源可供重新分配工作;

3. 确定组织结构以及服务提供模式的改变可能带来的影响;

4. 分析出人力资源人员分配中是否有重叠和真空现象,计算出通过职位职责重新设计可以节省出的时间资源和成本的具体额度。


项目目标

基于对A公司人力资源管理的量化分析,和致提出了六部分内容,帮其在系统上线前进行初步的梳理和规范化。 并提出标准化和规范化的管理不是一蹴而就的,需要集团持续不断的努力进行逐步的改进。进行规范和优化的部分主要是:

1. 组织架构样式的统一规范。通过标准的组织机构图样设计,并统一规范界定不同框型与线条在A公司的实际内涵,使各单位的组织结构在同一认识层面上展现,并通过规范化提升了工作效率;

2. 标准职位体系建立,规范岗位管理。实现岗位的专业、精细化管理,并为员工的职涯发展奠定基础;提升职位管理的效能,强化职位管理的管控能力、分析能力及对下属公司职位设置的指导意义; 与行业标准职位对应,借鉴行业最佳管理经验。

3. 梳理薪酬元素词典,规范薪酬因素和发放方式。澄清薪酬元素概念误区、达成统一认识,最终形成统一、规范的薪酬元素库;可以满足员工长、中、短期对于薪酬的需求,并未系统实施和应用提供基础。

4. 系统报表梳理,为高层决策提供报告支持。增加若干统计分析报表,为业务负责人及HR领导在人员、成本分析方面的决策提供依据;通过信息系统的应用,提高报表数据的准确性和工作效率。

5. 人力资源管控设置,规范管理权限。明确集团和子公司之间的人力资源权责切分,明确集团可以提供给子公司的人力资源支持;澄清集团与子公司间职责的模糊地带,确保HR工作有序规范; 使得职责界面更加清晰,同时提升人力资源决策响应速度以及科学性。

6. 流程标准化和优化,辅助系统流程的标准运行。梳理后的业务流程兼标准化与灵活性,为系统实施铺垫管理基础; 达 成共识的规范化流程有利于人员集团内顺畅流动; 优化确定的审批节点兼顾风险和效率; 规范化流程中系统预警提醒、HRBP等的参与降低运营风险,提升人力资源服务有效性。


项目成果

项目的实施帮助A公司实现了业务规范与标准化。在集团内部对组织架构、流程、职位、报表等因素进行整合,在规范化的同时考虑了个体特性,使集团内人力资源充分融合; 同时将业务与系统完美结合,从而通过信息系统的成功运行来提升HR管理效率与水平。